1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящим Положением определяется порядок обращения с персональными данными обучающихся (слушателей) ФГБОУ ТИПКиА (далее Институт). Положение разработано на основании Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ (ред. от 31.12.2017) «О персональных данных», ТК РФ.
1.2. Упорядочение обращения с персональными данными имеет целью обеспечить соблюдение законных прав и интересов Института и его слушателей в связи с необходимостью получения (сбора), обработки, систематизации (комбинирования), хранения и передачи сведений, составляющих персональные данные.
1.3. Персональные данные обучающегося (слушателя) — любая информация, относящаяся к данному слушателю (субъекту персональных данных) и необходимая Институту в связи с образовательными отношениями, в том числе:
— фамилия, имя, отчество;
— дата и место рождения;
— паспортные данные (тип; серия; номер; дата выдачи; наименование органа, выдавшего документ);
— адрес регистрации по месту жительства;
— номер телефона,
— e-mail;
— фото;
— образование, профессия, должность;
— результаты зачисления, номер группы;
— информация о прохождении учебного процесса и его результатах;
— номер и дата заключения договора;
— другая аналогичная информация, на основании которой возможна безошибочная идентификация субъекта персональных данных.
1.4. Сведения о персональных данных обучающихся (слушателей) относятся к числу конфиденциальных (составляющих охраняемую законом тайну Института). Режим конфиденциальности в отношении персональных данных снимается:
в случае их обезличивания;
по истечении 75 лет срока их хранения;
в других случаях, предусмотренных федеральными законами.
1.5. Положение является бессрочным и действует до его отмены (признания утратившим силу) в связи вступлением в силу закона или иного правового акта, содержащего нормы, которым не соответствует данное положение.
2. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ. СОСТАВ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ ОБУЧАЮЩИХСЯ (СЛУШАТЕЛЕЙ).
2.1. Для целей настоящего Положения используются следующие основные понятия:
персональные данные обучающегося (слушателя) — в соответствии с определением п. 1.3 настоящего Положения;
обработка персональных данных — сбор, систематизация, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), использование, распространение (в том числе передача), обезличивание, блокирование, уничтожение персональных данных;
конфиденциальность персональных данных — обязательное для соблюдения назначенного ответственного лица, получившего доступ к персональным данным обучающегося (слушателя), требование не допускать их распространения без согласия обучающегося (слушателя) или иного законного основания;
распространение персональных данных — действия, направленные на передачу персональных данных обучающихся (слушателей)определенному кругу лиц (передача персональных данных) или ознакомление с персональными данными неограниченного круга лиц, в том числе обнародование персональных данных обучающихся (слушателей) в средствах массовой информации, размещение в информационно-телекоммуникационных сетях или представление доступа к персональным данным обучающихся (слушателей) каким-либо иным способом;
использование персональных данных — действия (операции) с персональными данными, совершаемые уполномоченным должностным лицом Института в целях принятия решений или совершения иных действий, порождающих юридические последствия в отношении обучающихся (слушателей) либо иным образом затрагивающих их права и свободы или права и свободы других лиц;
блокирование персональных данных — временное прекращение сбора, систематизации, накопления, использования, распространения персональных данных обучающихся (слушателей), в том числе их передачи;
уничтожение персональных данных — действия, в результате которых невозможно восстановить содержание персональных данных в информационной системе персональных данных обучающихся (слушателей) или в результате которых уничтожаются материальные носители персональных данных слушателей;
обезличивание персональных данных — действия, в результате которых невозможно определить принадлежность персональных данных конкретному обучающемуся (слушателю);
общедоступные персональные данные — персональные данные, доступ неограниченного круга лиц, к которым предоставлен с согласия обучающегося (слушателя), или на которые в соответствии с федеральными законами не распространяется требование соблюдения конфиденциальности;
информация — сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления;
документированная информация — зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или ее материальный носитель.
2.2. Информация, представляемая обучающимися (слушателями) при зачислении в Институт, должна иметь документальную форму. При поступлении обучающийся (слушатель) предъявляет:
паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
документ об образовании;
СНИЛС
2.3. В учебно-методическом отделе института создаются и хранятся следующие группы документов, содержащие данные о обучающихся (слушателях) в единичном или сводном виде:
2.3.1. Документы, содержащие персональные данные обучающихся (слушателей):
— личное дело обучающегося (слушателя);
— комплекс материалов по анкетированию, тестированию;
— копии приказов (распоряжений) по обучающимся (слушателям);
— основания к приказу по движению обучающихся (слушателей);
— материалы аттестаций обучающихся (слушателей);
2.3.2. Документация по организации работы Института:
— приказы, распоряжения, указания руководства Института;
— документы планирования, учета, анализа и отчетности.
3. ОРГАНИЗАЦИЯ ОБРАБОТКИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ ОБУЧАЮЩИХСЯ (СЛУШАТЕЛЕЙ)
3.1. Все персональные данные обучающегося (слушателя) следует получать у него самого. Если персональные данные возможно получить только у третьей стороны, то обучающийся (слушатель) должен быть уведомлен об этом заранее (в письменной форме) и от него должно быть получено письменное согласие.
3.2. Институт не имеет права получать и обрабатывать персональные данные обучающегося (слушателя) о его расовой, национальной принадлежности, политических взглядах, религиозных и философских убеждениях, состоянии здоровья, интимной жизни.
3.3. Обработка указанных персональных данных обучающихся (слушателей) возможна только с их согласия либо без их согласия в следующих случаях:
— персональные данные являются общедоступными;
— персональные данные относятся к состоянию здоровья обучающихся (слушателей), и их обработка необходима для защиты их жизни, здоровья или иных жизненно важных интересов других лиц и получение согласия обучающихся (слушателей) невозможно;
— по требованию полномочных государственных органов — в случаях, предусмотренных федеральным законом.
3.4. Институт вправе обрабатывать персональные данные обучающихся (слушателей) только с их письменного согласия.
3.5. Письменное согласие обучающегося (слушателя) на обработку своих персональных данных должно включать в себя:
— фамилию, имя, отчество, адрес субъекта персональных данных, номер основного документа, удостоверяющего его личность, сведения о дате выдачи указанного документа и выдавшем его органе;
— наименование (фамилию, имя, отчество) и адрес оператора, получающего согласие субъекта персональных данных;
— цель обработки персональных данных;
— перечень персональных данных, на обработку которых дается согласие субъекта персональных данных;
— перечень действий с персональными данными, на совершение которых дается согласие, общее описание используемых оператором способов обработки персональных данных;
— срок, в течение которого действует согласие, а также порядок его отзыва.
3.6. Согласие обучающегося (слушателя) не требуется в следующих случаях:
— обработка персональных данных осуществляется на основании Трудового кодекса РФ, устанавливающего ее цель, условия получения персональных данных и круг субъектов, персональные данные которых подлежат обработке, а также определенного полномочия работодателя;
— обработка персональных данных в целях исполнения трудового договора;
— обработка персональных данных осуществляется для статистических или иных научных целей при условии обязательного обезличивания персональных данных;
— обработка персональных данных необходима для защиты жизни, здоровья или иных жизненно важных интересов обучающегося (слушателя), если получение его согласия невозможно.
3.7. В соответствии со ст. 86 ТК РФ в целях обеспечения прав и свобод человека и гражданина руководитель Института и его законные, полномочные представители при обработке персональных данных обучающегося (слушателя) должны выполнять следующие общие требования:
3.7.1. Обработка персональных данных может осуществляться исключительно в целях обеспечения соблюдения законов или иных правовых актов, содействия обучающимся (слушателям) в обучении и профессиональном продвижении.
3.7.2. При определении объема и содержания, обрабатываемых персональных данных Институт должен руководствоваться Конституцией РФ, Трудовым кодексом РФ и иными федеральными законами.
3.7.3. Защита персональных данных обучающегося (слушателя) от неправомерного их использования, утраты обеспечивается Институтом за счет его средств в порядке, установленном федеральным законом «О персональных данных» от 27.07.2006 N 152-ФЗ.
3.7.4. Обучающиеся (слушатели) должны быть ознакомлены под роспись с документами Института, устанавливающими порядок обработки персональных данных, а также об их правах и обязанностях в этой области.
3.7.5. Во всех случаях отказ обучающегося (слушателя) от своих прав на сохранение и защиту тайны недействителен.
3.8. Документы, содержащие персональные данные слушателей, подлежат хранению до минования срока надобности.
4. ПЕРЕДАЧА ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ.
4.1. При передаче персональных данных обучающегося (слушателя) Институт должен соблюдать следующие требования:
4.1.1. Не сообщать персональные данные обучающегося (слушателя) третьей стороне без письменного согласия обучающегося (слушателя), за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью обучающегося (слушателя), а также в случаях, установленных федеральным законом.
4.1.2. Не сообщать персональные данные обучающегося (слушателя) в коммерческих целях без его письменного согласия.
4.1.3. Предупредить лиц, получивших персональные данные обучающегося (слушателя), о том, что эти данные могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены, и требовать от этих лиц подтверждение того, что это правило соблюдено. Лица, получившие персональные данные обучающегося (слушателя), обязаны соблюдать режим секретности (конфиденциальности). Данное Положение не распространяется на обмен персональными данными обучающихся (слушателей) в порядке, установленном федеральными законами.
4.1.4. Осуществлять передачу персональных данных обучающихся (слушателей) в пределах Института в соответствии с настоящим Положением.
4.1.5. Разрешать доступ к персональным данным обучающихся (слушателей) только специально уполномоченным лицам, при этом указанные лица должны иметь право получать только те персональные данные, которые необходимы для выполнения конкретной функции.
4.2. Персональные данные обучающихся (слушателей) обрабатываются и хранятся в Учебно-методическом отделе.
4.3. Персональные данные обучающихся (слушателей) могут быть получены, проходить дальнейшую обработку и передаваться на хранение как на бумажных носителях, так и в электронном виде (посредством локальной компьютерной сети).
5. ДОСТУП К ПЕРСОНАЛЬНЫМ ДАННЫМ ОБУЧАЮЩИХСЯ (СЛУШАТЕЛЕЙ).
5.1. Право доступа к персональным данным обучающихся (слушателей) имеют:
— ректор Института;
— проректор по УМР Института;
— сотрудники учебно-методического отдела;
— секретарь-делопроизводитель
— руководители других структурных подразделений по направлению деятельности (доступ к персональным данным обучающихся (слушателей) только в части, касающейся деятельности этого подразделения).
5.2. Обучающийся (слушатель) Института имеет право:
5.2.1. Получать доступ к своим персональным данным и ознакомление с ними, включая право на безвозмездное получение копии любой записи, содержащей его персональные данные.
5.2.2. Требовать от Института уточнения, исключения или исправления неполных, неверных, устаревших, недостоверных, незаконно полученных или не являющихся необходимыми для обучающегося (слушателя) персональных данных.
5.2.3. Получать от Института:
— сведения о лицах, которые имеют доступ к персональным данным или которым может быть предоставлен такой доступ;
— перечень обрабатываемых персональных данных и источник их получения;
— сроки обработки персональных данных, в том числе сроки их хранения;
— сведения о том, какие юридические последствия для субъекта персональных данных может повлечь за собой обработка его персональных данных.
5.2.4. Требовать извещения Институтом всех лиц, которым ранее были сообщены неверные или неполные персональные данные, обо всех произведенных в них исключениях, исправлениях или дополнениях.
5.2.5. Обжаловать в уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных или в судебном порядке неправомерные действия или бездействия Института при обработке и защите его персональных данных.
5.3. Передача информации третьей стороне возможна только при письменном согласии обучающегося (слушателя).
6. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗА НАРУШЕНИЕ НОРМ, РЕГУЛИРУЮЩИХ ОБРАБОТКУ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ.
6.1. Сотрудники Института, виновные в нарушении порядка обращения с персональными данными, несут дисциплинарную, административную, гражданско-правовую или уголовную ответственность в соответствии с федеральными законами.
6.2. Руководитель Института за нарушение порядка обращения с персональными данными несет административную ответственность согласно ст. ст. 5.27 и 5.39 Кодекса об административных правонарушениях РФ, а также возмещает слушателю ущерб, причиненный неправомерным использованием информации, содержащей персональные данные об этом обучающемся (слушателе).